La facturation électronique : ce qu’il faut savoir

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3 - Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique n’est pas un simple fichier PDF envoyé par e-mail.

Au sens de la réglementation, il s’agit d’un fichier structuré contenant des données exploitables automatiquement par les logiciels de gestion et de comptabilité.

Les principaux formats autorisés sont :

• Factur-X (format hybride PDF + données XML intégrées)
• UBL
• CII

Le format Factur-X devrait devenir le standard le plus utilisé en France.

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Qui est concerné ?

La réforme concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris celles bénéficiant de la franchise en base de TVA (article 293 B du Code général des impôts).

Sont notamment concernés :

• les sociétés commerciales ;
• les artisans ;
• les professions libérales ;
• les associations assujetties à la TVA ;
• les micro-entrepreneurs, même s’ils ne facturent pas la TVA.

En pratique, presque toutes les entreprises françaises sont concernées.

Cas des micro-entrepreneurs en franchise en base de TVA

Même si une micro-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA (article 293 B du CGI) et ne facture pas la TVA à ses clients, elle demeure juridiquement assujettie à la TVA.

Elle est donc concernée par la réforme de la facturation électronique.

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Facturation aux particuliers

Les factures adressées à des particuliers (B2C) ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique.

Il sera donc toujours possible d’envoyer des factures au format PDF classique.

En revanche, les données relatives à ces opérations devront être transmises à l’administration fiscale via le dispositif d’e-reporting.

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Deux obligations distinctes

E-invoicing

Émission et réception de factures électroniques pour les opérations entre entreprises françaises assujetties à la TVA (B2B domestique).

E-reporting

Transmission à l’administration fiscale de données concernant :

• les ventes à des particuliers ;
• les opérations internationales ;
• certaines opérations exonérées de TVA.

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Calendrier de la réforme

À compter du 1er septembre 2026

Toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.

À compter du 1er septembre 2027

Les TPE, PME et micro-entrepreneurs devront être capables d’émettre des factures électroniques.

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Définition et rôle des plateformes

PA - Plateforme agréée (ex PDP – Plateforme de Dématérialisation Partenaire)

Une PDP est un prestataire privé immatriculé par l’administration fiscale.

Elle assure :

• l’émission et la réception des factures électroniques ;
• les contrôles obligatoires ;
• la transmission des données fiscales.

PPF – Portail Public de Facturation

Le PPF est l’infrastructure publique mise en place par l’État.

Il centralise les données transmises par les PA/PDP et les met à disposition de l’administration fiscale.

En pratique, la plupart des entreprises utiliseront leur logiciel de facturation ou leur expert-comptable, connecté à une PA/PDP.

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Mentions obligatoires supplémentaires

La réforme prévoit l’ajout de nouvelles mentions sur les factures, notamment :

• le numéro SIREN du client professionnel ;
• l’adresse de livraison, si elle diffère de l’adresse de facturation ;
• la nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte) ;
• la mention relative à la TVA sur les débits, si applicable.

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Archivage légal des factures

Les factures électroniques doivent être conservées :

• pendant 10 ans au regard du Code de commerce ;
• pendant au moins 6 ans au regard de la réglementation fiscale.

La plupart des logiciels compatibles intègrent cette fonction d’archivage.

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Sanctions en cas de non-respect

Des amendes sont prévues, notamment :

• 15 € par facture non conforme, dans la limite d’un plafond annuel ;
• 250 € par transmission de données non effectuée.

Ces montants sont susceptibles d’évoluer selon les textes définitifs.

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Les avantages pour l’entreprise

• réduire les saisies manuelles ;
• limiter les erreurs ;
• accélérer le traitement comptable ;
• faciliter le suivi des paiements ;
• améliorer l’archivage et la traçabilité.

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Les étapes à suivre

1. Choisir un logiciel compatible

Sélectionner une solution de facturation conforme à la réforme, c’est-à-dire compatible avec une PA/PDP.
Vous devez indiquer accepter d'utiliser ce logiciel en tant que solution choisie.
Ce logiciel - si conforme PA/PDP - fera la liaison avec la PPF des impôts.

Exemples de solutions : Indy, Abby, Henrri, Pennylane, etc.

Si vous utilisez déjà l’un de ces logiciels, vous recevrez probablement des communications de votre éditeur concernant la mise en conformité.

2. Vérifier la connexion à une PA/PDP

Assurez-vous que votre logiciel est relié à une PA/PDP immatriculée.

Votre éditeur de logiciel ou votre expert-comptable pourra vous confirmer ce point.

3. Mettre à jour les données clients

Vérifiez les informations suivantes :

• numéro SIREN ;
• adresse de facturation ;
• numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant.

4. Former les utilisateurs

Informez les personnes concernées des nouvelles procédures.

5. Tester la solution

Réalisez des essais avant les échéances légales.

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Quel coût prévoir ?

Selon le logiciel ou la plateforme choisie, des frais d’abonnement ou de traitement peuvent s’appliquer.

Il est conseillé de se renseigner auprès de votre éditeur de logiciel ou de votre expert-comptable.

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Un message rassurant

Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation reconnu ou si vous travaillez avec un expert-comptable, la mise en conformité sera généralement simple.

L’essentiel consiste à vérifier dès maintenant que votre solution est compatible avec la réforme.

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En résumé

• La facture électronique n’est pas un simple PDF.
• Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées, y compris les micro-entrepreneurs en franchise en base.
• Réception obligatoire des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.
• Émission obligatoire pour les TPE, PME et micro-entrepreneurs à compter du 1er septembre 2027.
• Les ventes à des particuliers restent facturables au format habituel, mais relèvent de l’e-reporting.
• Un logiciel compatible connecté à une PDP sera nécessaire.
• Cette réforme vise à la fois à lutter contre la fraude et à moderniser la gestion administrative des entreprises.

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